Por: Rosa María Ayón Pimienta
"Sin comunicación no
hay trabajo en equipo, ni es posible ejercer el liderazgo, tampoco hay
atención de clientes o público, ni relaciones humanas hacia dentro o
fuera de la empresa. Eso en lo laboral, qué decir de lo individual, sin
comunicación no hay autoestima, familia, autocontrol, ni desarrollo
personal".
Fernando Barraza
La comunicación en una organización
es de gran importancia, ya que gracias a ésta el trabajo en equipo es
mas eficiente, ayuda a tener un armonioso ambiente laboral donde los
malentendidos disminuyen y se logran mejores resultados dentro de las
diferentes áreas. En consecuencia, se tiene una alta productividad en
las mismas, lo que se resume en una organización fuerte, sólida y en
crecimiento.
La actividad humana se desarrolla a
través de la comunicación, al relacionarnos con los individuos o grupos
que nos rodean. En la medida en que las organizaciones y las relaciones
entre ellas se han hecho complejas, los medios de comunicación han
evolucionado para adecuarse al nivel de avance y dificultad de estas
relaciones.
"La comunicación propicia la
coordinación de actividades entre los individuos que participan en las
mismas, y posibilita el alcance de metas fijas." (Bonilla Gutiérrez,
1988.)
En la actividad laboral, de
acuerdo con las investigaciones, el 80% de los empleados que fallan lo
hace porque no sabe relacionarse con sus compañeros. Gracias a la
comunicación, los individuos que integran la organización logran
entender su papel dentro de ella, y así ofrecen mejores resultados
respecto a su actividad.
Está comprobado que nueve de cada
diez problemas entre las personas son el resultado de una mala
comunicación. Son tan fuertes los poderes de la comunicación que pueden
dar como resultado la larga o corta existencia de una empresa. Es tal su
influencia que además de ayudar a lograr los objetivos planteados al
inicio de un proyecto, también se puede lograr que se formen lazos con
otras organizaciones, socios, clientes, proveedores, etc., para
acrecentar la productividad de la organización.
Dentro de una organización se
necesita el constante uso de la comunicación, ya que la comunicación
propicia la coordinación de actividades entre individuos que participan
dentro de la misma: "Nos comunicamos para trabajar en equipo, enseñar a
otros, dirigir, negociar, trabajar, atender a los clientes, entrevistar,
escuchar, encabezar juntas de trabajo, resolver conflictos, etc."
(Adler y Jeanne,1983).
Un adecuado flujo de comunicación
en una organización, tanto para sus públicos internos como externos,
facilita que los objetivos para los que fue creada se cumplan; además de
promover actitudes favorables de los públicos a la organización, las
cuales son indispensables para que ésta subsista y se desarrolle.
Gran parte de los problemas de
efectividad, tanto dentro de las organizaciones como en la vida
personal, está relacionado con incompetencias que presentamos en la
forma de conversar y relacionarnos con otros.
La comunicación eficaz se da
cuando existe un adecuado flujo de mensajes, esto tiene como resultado
que los individuos que forman parte del público interno y externo de la
organización, desarrollan adecuadamente sus actividades y así se logran
los objetivos de dicha organización.
Otro punto muy importante a tomar
en cuenta para lograr una comunicación eficaz, es el saber escuchar. En
una organización se tiene que saber qué necesita la otra parte, qué
piensa, qué opina de la organización. Teniendo estos datos, se puede
estructurar el mensaje adecuado que cumpla con los objetivos planteados.
Todas las empresas tienen necesidades diferentes de comunicación, pero
es esencial que exista una evaluación y selección en los mensajes y
medios que se vayan a utilizar hacia su público, tomando en cuenta el
perfil de la organización
Existen dos factores importantes
para lograr una comunicación efectiva en una organización: un buen
sistema de comunicación y la persona que lo hará efectivo. Algunas
organizaciones no le dan la importancia debida a la implementación de un
sistema organizado de comunicación y mucho menos a tener en su
organigrama una persona capacitada que se encargue de éste.
En este tipo de empresas el
encargado de la comunicación es un individuo "sui generis" que arregla
desde el problema personal del director, hasta los contactos con fines
benéficos para su compañía. En otras empresas no pasa de ser un mal
necesario que se soportaba porque podía dar un prestigio aparente a la
compañía.
En otras ocasiones el encargado de
la comunicación, dentro de la empresa, es aquel que no está rindiendo en
su profesión o puesto original, y entonces, se le congela designándole
esta función, o bien, organiza eventos (reuniones, convivios, etc.)
mediante las relaciones que tiene en este campo.
Esta persona, designada
erróneamente, desconoce lo que se necesita para diseñar mensajes
efectivos, que lleguen y cumplan con los objetivos organizacionales y no
cuenta con los conocimientos básicos para diseñar, implementar y
dirigir un sistema de comunicación efectiva. En fin, desconoce los
beneficios de un sistema de comunicación, no utiliza el medio adecuado
para comunicarse efectivamente con sus empleados, clientes, directivos,
etc., ignora las características, naturaleza, ventajas, desventaja, usos
de cada uno de los medios, tanto internos como externos y de los
públicos a los cuales se dirigen.
Pero no en todas las empresa pasa
eso, poco a poco algunas han ido cambiado. Le dan importancia a la
comunicación, implementan efectivos sistemas para comunicarse con sus
diferentes públicos y el concepto y las actividades del encargado de la
comunicación es diferente. Ya no es el organizador de eventos sociales,
sino que sus actividades van mas allá de eso, son el crear una
comunicación armoniosa con todos sus públicos, conociendo sus
necesidades y diseñando mensajes que ayuden a cumplir los objetivos
organizacionales. Contratan expertos en las áreas de comunicación y les
brindaran el apoyo que necesitan, y esto tiene como resultado mayor
productividad.
Si se desea tener una mayor
productividad en una organización, se debe tener un buen sistema de
comunicación y para lograrlo el experto debe considerar el contexto del
receptor o públicos a los que van dirigidos, tomando en cuenta sus
ideas, valores, conocimiento en el tema, situación respecto a la
organización (posición dentro del organigrama si es público interno, o
externo), imagen que tiene de ésta, nivel cultural, etc. y valorar los
conocimientos e importancia que tiene un experto en el área de la
comunicación.
La persona que se encargue de
manejar el sistema de comunicación de una empresa debe analizar todos
estos aspectos, pero sobre todo, debe conocer la naturaleza, usos,
características, ventajas, desventajas de cada uno de los medios de
comunicación disponibles en el mercado y utilizar los medios adecuados
para cada situación, si hace lo anterior logrará una comunicación
efectiva y en consecuencia los objetivos planteados se realizarán
satisfactoriamente.
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